Primeros pasos en la Transformación Digital. ¿Qué es lo más importante y cuándo implementar las modificaciones digitales?

Mucho se lleva hablando de la transformación digital, pero no siempre las empresas tienen claro por el modo cómo abordar este necesario proceso, o cuáles son los puntos más importantes para activar de manera eficiente todas las ventajas que la digitalización ofrece para una empresa u organización.

Hay muchas dudas entre empresas y gerentes sobre cómo subirse o lograr más eficiencia en la digitalización de las organizaciones, ya que constantemente salen nuevas tecnologías, desafíos y oportunidades: lo que ayer era lo último hoy puede estar obsoleto, y muchos no se atreven a asumir lo que consideran como un riesgo, esperando siempre a que “otro lo haga primero”.  Por suerte, y gracias a la visión y decisión de las empresas que ya se han sumergido en la Era Digital (tanto chilenas como internacionales) podemos decir hay  algunos pasos clave que han sido y están siendo probados con éxito y se pueden  considerar como una hoja de ruta para poder aprovechar todas las oportunidades en la Transformación Digital.

Es casi un acuerdo global que la mayoría de los procesos exitosos en este ámbito  que tienen dos focos comunes:  el fomento de una cultura digital en toda la organización y  políticas de de seguridad robustas, actualizadas y transversales, manejadas siempre y de manera atenta y activa.

Éxito en la transformación Digital

A continuación les dejamos algunos de los aspectos más importantes que no hay que perder de vista en los primeros pasos de Transformación Digital de una empresa:

1. Crear una base digital firme y robusta: Accesibilidad, compliance legal y seguridad.

El corazón funcional del negocio, sus operaciones y sus datos administrativos y financieros deben estar optimizados, agilizados y protegidos. De hecho, esta es una de las razones más evidentes por las que las empresas empiezan a entender  la necesidad de invertir en procesos tecnológicos: enormes cantidades de papeles y archivos, dificultad de acceso a información para auditorías o requerimientos legales, data centers internos imposibles de mantener, que tienen siempre ocupado al equipo de IT y empeoran las operaciones de negocio; riesgos asociados al mantenimiento de IT (cablerío, cortes de luz, gran gasto energético y humano), y riesgo de fuga de datos por fallas humanas o acceso indebido a documentación confidencial… y qué decir de los riesgos de ransomware y robo de datos digitales, que son cada vez más frecuentes en el mundo de los negocios.

Para cada uno de estos problemas existen soluciones tecnológicas probadas y adaptables al tamaño de cada empresa e incluso a diversos presupuestos, como Diseño de infraestructura y seguridad de redes, Infraestructura como Servicio (IaaS), virtualización de servidores y espacios de trabajo, almacenamiento digital (storage),  o Backups SaaS y en la nube. Soluciones, que, a mediano y largo plazo, generan grandes ahorros para las compañías… Y también grandes pérdidas para los que se están quedando atrás.

2. Las personas importan mucho en la Transformación Digital

Si implementas servicios digitales para tus procesos de negocio o clientes, pero tu personal no tiene conocimiento y habilidad en gestión de los riesgos y oportunidades en este ecosistema, será mucho más difícil que tu empresa avance y se sumerja en las potentes ventajas que ofrece la digitalización. Para conseguir un rendimiento óptimo global, es clave el poder integrar procesos de formación en competencias y riesgos digitales para que las personas de la compañía puedan generar feedback positivo y aportar talento, tanto en los procesos de desarrollo interno como en los de servicio al cliente.

Algunas herramientas útiles a este proceso son, por ejemplo, una Intranet funcional con información relevante y actualizada en relación a las actividades y beneficios de la empresa, una activa gestión de la reputación digital de la compañía y, también, procesos difusión del conocimiento y contenido social destacando el talento humano (como por ejemplo un blog) para que toda la organización se sienta parte de la identidad de la empresa y se tome conciencia de las ventajas y oportunidades de una organización digital. Otro aspecto de importancia crítica también es la participación de toda la organización de manera activa en el cumplimiento de las políticas de seguridad y de la protección de los datos y los dispositivos.

Transformación digital y personas
Participación activa de toda la empresa en las políticas de seguridad y cultura digital

En resumen, una de las bases de la transformación digital eficiente es crear una cultura corporativa orientada a lo digital, y es crucial para poder implementar posteriormente mejoras específicas dentro de cada área.

3.  La toma de decisiones basada en datos: una nueva capa de conocimiento y análisis para implementación de mejoras de negocio.

Un cambio de visión para ser conscientes de que se trabaja bajo un nuevo paradigma es fundamental, por lo que también es  importante formar a todos los miembros de la organización  -y muy especialmente a la gerencia y los que toman las decisiones– para ser capaces de adaptarse  con su práctica y enfoques a las nuevas realidades de dentro y fuera de la empresa: mercado, información, perfiles de clientes, legalidad y stakeholders.

Por estas razones, hay que contar con herramientas de recolección de datos y analítica en todos los ámbitos en que sea viable y posible: softwares que provean de agilidad e información gestión administrativa, Extranets para proveedores o pagos, un CRM para unificar y entrecruzar la información de los clientes y ventas, sin descuidar ninguno de los aspectos más relevantes de los procesos de negocio. Además, es crucial la actualización de conocimiento para el análisis de los datos que se recopilen y se tomen las decisiones cada vez más basadas en ellos, lo que permitirá, de manera creciente, la anticipación de escenarios, mejora en la gestión de crisis, aprovechar mejor las oportunidades de negocio emergentes, entre otras importantes ventajas.

4. Seguridad, seguridad y más seguridad en todo momento.

Como todo gran poder conlleva una gran responsabilidad, en cada fase de la Transformación Digital el equipo de gerencia y los responsables TI deben estar al tanto de fomentar una visión coordinada que incluya a toda la empresa, para estar al día de  cómo mantener la seguridad informática y preservar de manera adecuada los activos digitales de la compañía: Formación, contenidos internos relativos a la seguridad, normativa y buenas prácticas.

ciberseguridad y tecnología
La seguridad es un pilar clave del ADN Digital de una empresa.

5. Una vez instaurada la cultura digital y un ecosistema de trabajo seguro, tú y tu empresa estarán 100% dentro de las ventajas de la Transformación Digital.

Mejorar la producción mediante la automatización de procesos, el uso de tecnologías emergentes e incluso ir más allá utilizando herramientas de Big Data y monitorización de operaciones. También podrás prepararte y proteger la productividad de tu empresa   ante cualquier incidencia teniendo un plan dedicado de Continuidad Operacional. También es en esta fase es cuando la empresa ya está en disposición de aumentar y automatizar la producción y los procesos de negocio a través de tecnologías emergentes, particularmente a través de inteligencia artificial (IA), Internet de las Cosas (IoT) y la innovación en los negocios: tu equipo humano, tu empresa y todos tus procesos de trabajo estarán sumergidos en la experiencia digital, por lo que estarán en un nuevo nivel de valor incrementado exponencialmente. Deberán entonces, disfrutar de la evolución y seguir reforzándola y optimizándola para los desafíos de la economía y los mercados del futuro.

En ISC, como expertos en tecnología y procesos digitales, podemos ayudarte en cada una de las fases, tanto en temas de Seguridad como en Innovación de Negocios. Contacta con nosotros para resolver tus dudas y avanzar con tu negocio en todo lo relacionado con seguridad y evolución digital.

 

Fuentes de imágenes: https://www.freepik.es/foto-gratis/placa-base-de-ordenador-con-munecos_999610.htm. Foto: Chevanon

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